上一篇讨论了前期协商阶段的风险控制点。这一篇讨论同一阶段的另一面：谈出来的东西怎么留下来。并购项目的前期往往靠会议、电话、邮件与即时通讯推进，双方对"谈过什么""同意到哪一步"的记忆在几个月后会出现实质分歧，而此时尽调已经做完、费用已经发生、排他期即将届满。能否拿出一份形成于当时、内容明确、形式完整的文件，往往直接决定争议的结果。
一、固定工作成果的三重作用
第一重是证据作用。协商过程中形成的共识，若没有书面记录，在争议中基本等同于不存在。前文提到的诚意金仲裁案中，仲裁庭在认定损失时反复考察合同、发票、付款凭证、费用明细与对方指令，正是因为这些材料能够还原事实。
第二重是衔接作用。正式交易文件不可能凭空起草，它需要以尽调发现、商业共识、已决事项为底稿。前期文件写得清楚，正式文件的起草效率与准确性都会显著提高；前期文件含糊，正式谈判中就会反复回到已经谈过的问题上。
第三重是免责与举证作用。对外资收购方而言，内部决策过程的书面化是另一条线：投资委员会决议、外部顾问意见、审批申报材料、与主管部门的沟通记录。这些材料在后续被问及"是否尽到审慎评估义务"时，是唯一的答案。
二、书面化的形式要求
《民法典》第四百六十九条规定，当事人订立合同可以采用书面形式、口头形式或者其他形式；书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。关键在"可以有形地表现所载内容"——能读、能存、能调取，即满足书面形式的要求。
合同何时成立，第四百九十条与第四百九十一条给出了两个不同的时点。采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立；在签名、盖章或者按指印之前，当事人一方已经履行主要义务、对方接受时，该合同成立。采用信件、数据电文等形式订立合同要求签订确认书的，签订确认书时合同成立。这两条对实务的直接启示是：如果希望以确认书作为成立时点，必须在往来文件中明确提出"签订确认书"的要求；如果未作此要求，则可能按第四百九十条以双方意思表示一致时成立。
电子形式的文件效力由《电子签名法》处理。该法第四条规定，能够有形地表现所载内容并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式；第五条规定了视为满足原件形式要求的两项条件（能有效表现所载内容并可供随时调取查用；能可靠保证自最终形成时起内容保持完整、未被更改）；第六条规定了视为满足文件保存要求的三项条件，其中第三项是可识别发件人、收件人以及发送、接收的时间。第十三条规定可靠电子签名的四项条件，第十四条明确可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。
有一处限制对资产并购容易被误解。《电子签名法》（2019 年修正）第三条第三款列举了不适用电子签名、数据电文的文书，仅包括涉及婚姻、收养、继承等人身关系的，涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的，以及法律、行政法规规定的其他情形；原“涉及土地、房屋等不动产权益转让的”除外情形已在 2019 年修正时删除，故不动产权益转让文书不再被当然排除在电子签名适用范围之外。但资产并购若涉及不动产与土地使用权转移，登记机构仍可能对申请材料的形式提出要求，实务中应以登记部门的具体规定为准，不宜仅以电子形式替代纸质原件办理登记。
三、四类文件的固定方法
会议纪要。适用于记录谈判进展与待决事项。可用的做法是三段式：已达成一致的事项、仍存在分歧的事项、各方承诺的下一步行动与时限。每一份纪要都应载明会议时间地点、参会人员及其代表的主体，并在会后及时发送给所有参会方确认。纪要的效力取决于两点：是否经各方确认，以及是否把"已达成的"与"仍在讨论的"明确区分。把待决事项写进纪要正文却不标注状态，是最常见的失误——日后会被对方援引为已达成共识。
确认函。适用于就某一单项事项取得对方的明确确认，例如确认已收到某批尽调资料、确认某项陈述的真实性、确认排他期的延长、确认某一事实状态。确认函的价值在于把口头表示转化为有落款的书面文件。起草时应做到三项：写明被确认的具体事实或承诺，不使用"原则同意""基本认可"这类模糊表述；写明作出确认的主体与日期；由有权代表签署并加盖公章。收到对方确认函后如发现内容与理解不一致，应当以书面方式及时更正，沉默可能被解释为接受。
条款清单。适用于记录商业条件的磋商进展。前文已说明，把价格、数量等主要条款写死又同时声明无约束力的做法存在认定上的不确定性。可行的处理是分栏列示：一栏记录已达成一致的条件，一栏记录仍在磋商的条件，并在文件开头写明其性质是磋商基础，除明确标注为有约束力的条款外不构成任何一方订立合同的义务。
往来邮件与即时通讯记录。这类材料在数量上最多，也最容易被对方质疑真实性。其证据地位由《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》处理，下一部分展开。
四、电子数据作为证据的审查标准
《民事证据规定》第十四条把电子数据界定为五类信息与电子文件，其中第二项是"手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息"，第三项包括用户注册信息、电子交易记录、通信记录与登录日志。第十五条第二款规定，电子数据的制作者制作的与原件一致的副本，或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质，视为电子数据的原件。
真实性如何判断，第九十三条给出七项综合考量因素：生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件与软件环境是否完整可靠；是否处于正常运行状态，或异常状态下对生成、存储、传输是否有影响；是否具备有效的防止出错的监测、核查手段；是否被完整地保存、传输、提取，方法是否可靠；是否在正常的往来活动中形成和存储；保存、传输、提取的主体是否适当；以及影响完整性和可靠性的其他因素。人民法院认为有必要的，可以通过鉴定或者勘验等方法审查判断。
第九十四条另规定了五种可以确认真实性的情形：由当事人提交或者保管的于己不利的电子数据；由记录和保存电子数据的中立第三方平台提供或者确认的；在正常业务活动中形成的；以档案管理方式保管的；以当事人约定的方式保存、传输、提取的。此外，电子数据的内容经公证机关公证的，人民法院应当确认其真实性，但有相反证据足以推翻的除外。第九十条还规定，存有疑点的视听资料、电子数据不能单独作为认定案件事实的根据。
这些规则可以直接转化为操作要求。其一，在文件中提前约定保存方式。第九十四条第五项给了当事人一条自证的通道——在保密协议或意向书中约定往来文件的指定邮箱、指定即时通讯工具、资料的归档方式与提取程序，日后调取时即可落入该情形。其二，重要事项不要停留在即时通讯中。微信、邮件中达成的共识，应及时转入会议纪要或确认函，形成纸质或可靠电子签名的书面文件。其三，保存原始载体与完整记录。只提供截图而提供不出原始载体，或只选择性提供对自己有利的片段，在真实性审查上会处于不利地位。
五、正式文件与前期文件的衔接
签署正式交易文件时，前期文件的地位必须处理清楚，否则两套文件并存会造成解释上的混乱。通常需要解决三个问题。
一是完整协议条款。在正式文件中写明，本协议及其附件构成双方就本交易的完整约定，并取代此前就同一事项达成的一切意向书、备忘录、条款清单与口头共识。这一条的作用是切断前期文件的约束力，避免已谈妥但最终未写入的事项复活。需要注意的是，完整协议条款不能替代对特定事项的明确处理：如果某一项承诺确实需要在交割后继续有效，应当单独写明并列入持续有效条款，而不是指望它从前期文件中存活。
二是过渡期间的行为效力。从意向文件签署到正式文件签署之间，双方可能已经实际履行了部分事项，例如支付诚意金、开放资料室、启动审批申报。这些行为在正式文件中应当被追认或明确其性质，避免出现"已履行但未约定"的空白。
三是变更与终止的形式。《民法典》第五百四十三条规定当事人协商一致可以变更合同，第五百四十四条规定对合同变更的内容约定不明确的推定为未变更。这条推定规则对前期协商尤其严苛——口头商量变动排他期或有效期，事后说不清具体内容，法律后果是未变更，原条款继续有效。因此任何延期、展期、范围调整都应以书面补充协议作出，并写明变更的具体条款、变更后的内容与生效时间。
外资项目还有一项形式要求不应忽略：境外主体签署的文件，往往需要办理公证认证或履行签署人资格证明程序，具体取决于文件使用地与登记、审批机关的要求。这一环节耗时较长，应在时间表上提前安排，不宜等到正式文件签署阶段才处理。
六、六处易错点
一是会议纪要只记结论不记分歧。纪要的价值恰恰在于把分歧记下来。只写"双方就A事项达成一致"而不记录B事项仍在讨论，日后对方可能主张全部事项均已谈定。
二是纪要未经对方确认。单方制作的会议纪要只能证明己方的理解，不能证明双方共识。应当在会后发送并要求回复确认，未获回复的重要事项改用确认函单独取得。
三是确认函使用了模糊表述。"原则同意""基本认可""待进一步确认"这类措辞在争议中几乎无法作为确认的依据。确认函应当写具体事实或明确承诺。
四是重要事项停留在即时通讯中。微信与邮件的证明力受真实性审查约束，且存有疑点的电子数据不能单独定案。重要共识应及时转入书面文件。
五是误以为涉不动产的资产并购不得使用电子签名。《电子签名法》（2019 年修正）已删除“涉及土地、房屋等不动产权益转让的”除外情形，此类文书不再被当然排除在电子签名适用范围之外；但登记机构仍可能对材料形式有要求，是否以电子形式办理应以登记部门规定为准，不宜一概而论。
六是正式文件未处理前期文件的存续。没有完整协议条款，前期意向文件可能与正式文件并存；有完整协议条款却未把需要延续的事项单列，则该事项随之前期文件一并失效。
七、要点清单
1. 在保密协议或意向书中提前约定往来文件的指定邮箱、指定通讯工具与归档提取方式，为日后电子数据的真实性认定预留通道。
2. 会议纪要采用三段式：已达成的、仍分歧的、下一步行动与时限；载明时间地点与参会人代表的主体，会后发送确认。
3. 单项事项用确认函固定，写明具体事实或明确承诺，由有权代表签署并加盖公章；收到后如与理解不符，及时书面更正。
4. 条款清单分栏记录已达成一致与仍在磋商的条件，并写明除标注为有约束力的条款外不构成订立合同的义务。
5. 希望以确认书作为合同成立时点的，在往来文件中明确提出签订确认书的要求；未提出的按签名盖章时成立处理。
6. 涉不动产与土地使用权的资产并购，留意《电子签名法》已删除不动产除外情形、电子签名不再被当然排除，但登记机构对申请材料形式可能有要求，是否以电子形式办理应以登记部门规定为准。
7. 保存即时通讯与邮件的原始载体与完整记录，不作选择性截取；重要事项及时转入书面文件，必要时办理公证或第三方存证。
8. 正式交易文件中设置完整协议条款，并明确此前一切意向书、备忘录、条款清单与口头共识被取代。
9. 需要在交割后继续有效的前期承诺，在正式文件中单独写明并列入持续有效条款，不依赖前期文件存活。
10. 排他期、有效期、范围的任何变动均以书面补充协议作出，写明变更的具体条款与生效时间；口头变更可能因约定不明被推定为未变更。
本篇讨论了前期协商成果的书面化、各类文件的固定方法与正式文件的衔接。下一篇讨论尽职调查的调查方法与调查范围，包括资料获取途径、现场核查、人员访谈与外部查证的组合运用。
